SmartLinkin：對職場工作者來說，如何向主管報告工作進度、成果、問題、想法與建議？恐怕是影響在主管心中評價最重要的關鍵。即使同樣努力，為什麼有人總能在主管面前很紅？又為什麼有人的報告總是能讓主管買帳？究竟，該如何跟主管開口談工作內容？
日本Break Vision董事長車塚元章在《公司不需要不懂簡報的員工》書中，指出掌握箇中技巧的秘訣。要能快速講到重點，讓日理萬機的主管立刻掌握到有用的資訊，可以善用「報連商」（報告、聯絡、商量）的簡報技巧，再搭配上「結論→理由→意見」的說話順序。下次不妨就用這方法試試看，做一次讓主管眼睛一亮的工作簡報吧！
把握自我宣傳的絕佳機會
對主管來說，評價最高的部屬是「不用照顧的部屬」。換句話說，就是「不但能獨立行動、做出成果，還能主動把需要主管確認、批准的事項，確實跟主管『報連商』的部屬。」
只要能夠巧妙運用「報連商」技巧，主管對你的評價就會提高；如果你的目標是更上一層樓，當然必須學會「在何時、對什麼人、針對哪件事、以什麼方式」進行「報連商」的技巧。
其中，「在何時」，也就是「時機」是最重要的一點。基本上，主管都很忙，因此把握時間在主管想知道的時候，簡潔有條理地針對主管想知道的資訊進行「報連商」是非常重要的。
這時，就需要應用簡報技巧。
報告
「報告」指的是通知主管工作進行的狀況、經過和結果等。部屬如果需要獲得新指示，以便進入下一階段，也必須進行這個步驟。
這時，你的主觀想法與意見也能成為參考：
「今天完成第三階段的業務了。處理第二階段的○○時，雖然花了一點時間，但是在△△先生（小姐）的幫忙下，得以順利結束。」
「不過，我覺得第二階段○○的步驟好像有點難以理解呢。」
連絡
「連絡」指的是與主管及其他相關人員分享客觀資訊，這時就不能摻雜你的主觀想法和意見：
「明天第四階段業務將由所有同仁一起進行，因此，請在早上十點到作業室集合。」
商量
「商量」指的是不知該如何判斷或感到不安時，向主管尋求意見和建議。有些事情除了可以找提出指示的主管，也可以找有相同經驗的前輩或其他部門的同事商量：
「關於第四階段業務中的○○，我對實際上要這麼操作感到有點不安。請問您有沒有什麼好的建議？」
「報連商」簡報
我認為，像這樣的「報連商」，應該在每天的工作中進行。同時，也請你在報告和商量全部結束後，偶爾試著向主管提出建議：
「我有一個提議，請務必聽我說⋯⋯」
這時也有一個巧妙的方法，既可以稍微捧一下主管，又能發表自己的想法。那就是在徵求主管意見的同時，也把最後的選擇權交給他：
「在減少客訴的策略方面，我想了A、B兩個方案。我覺得B方案比較好，但還是想聽聽經理的意見。」
讓主管聽你說話的「時機」
首先是關於「報告」，雖然最佳時機會依主管指示的業務內容而異，但大致來說請在下列時間進行。
工作告一段落時
首先，請在工作告一段落時進行。尤其是一項新工作剛開始的初期階段，最好頻繁地向主管報告：
「今天已經完成了到○○的部分，我想向您報告目前的狀況⋯⋯」
工作結束時
其次，在工作完成時，也一定要報告，讓主管知道工作已經完成：
「今天所有的工作都已經完成了⋯⋯最後的結果是△△。不知道您有沒有什麼問題？」
其他時機
想改變原本的計畫，或是工作進行順利時，都可以進行報告。
還有一種絕對必須向主管報告和商量的情況，就是發生錯誤或問題的時候。這時候，請立刻連絡主管：
「發生問題了。再這樣下去，可能會趕不上交期⋯⋯」
「我們收到意想不到的客訴⋯⋯」
主管應該也不想聽到這些消息。但如果一直都不知道，後果將會變得更嚴重。
「報連商」的注意事項
「報連商」必須注意，要把報告對象，也就是主管的時間列入考量。
部屬不能突然衝過來，一開口就說：「經理，關於最近的那件事⋯⋯」因為主管可能正在處理緊急的工作。所以，在「報連商」前，請一定要先請問主管是否有時間：
「經理，請問現在可以向您報告嗎？」
只要有這句話，即使經理正在處理緊急工作，應該也會說「可以」吧！相反的，如果沒頭沒腦就想開始報告，經理大概會說「我現在很忙」，叫你等一下再來吧！
另外，報告與商量的對象原則上是直接提出指示的主管。不過就像前面提到的，除了主管之外，也可以找前輩或其他部門的同事商量，不過最好還是向主管報告你們商量後的結果，並尋求建議。
一分鐘傳達重要事項的技巧
跟主管「報連商」時，必須把話說得簡潔、易懂、有條理，因此最好能依照「結論→理由→意見」的順序，把話組織得更簡潔。
報告時，請順著這樣的流程：「結論是○○○⋯⋯理由是○○⋯⋯我的意見則是⋯⋯」
結論：「經過評估後，我們認為A公司是最佳選擇。」
理由：「A公司的性價比遠比其他公司高。」
意見：「不過有一個疑慮。那就是○○。」
某些情況下，也可能只講結論和理由就結束了。
請依照「結論→理由→意見」的順序完成工作報告。也就是說，如果有五件事情需要報告，就必須重複五次這樣的程序，而且請務必等到一件事情報告完畢後，才接著報告下一件事。
將要報告的事情「分成三項」
把要說的事情歸納成三項，就能讓你的話更有條理，也更清楚易懂，而且這種方法能有效地用來敘述結論後的理由。例如：
「我們之所以認為A公司是最佳選擇，有三個理由。」
一開始就宣告理由有三個，如此一來，主管就有接下來「會聽到三個理由」的心理準備。
然後再接著說：
「第一點，性價比遠高於其他公司。」
「第二點，售後服務很完善。」
「接著是第三點，該公司取得業界第一名的成績。」
像這樣，一開始就宣告「理由有三點」「重點有下列三項」「我有三件事想報告」，接著再一一說明，而「三」這個數字將成為關鍵。
因為將內容整理成三項是最剛好的，無論對報告者或聽取報告的人來說，濃縮成三項是最容易記住的。（本文摘錄自《公司不需要不懂簡報的員工》第六章）
書籍介紹
書名：公司不需要不懂簡報的員工
作者：車塚元章
出版社：究竟出版
出版日期：2015年4月
車塚元章
Break Vision董事長。1965年出生於東京，青山學院大學經濟系畢，曾任職於新日本證券公司（現瑞穗證券）、管理顧問公司等，1996年獨立創業，除了協助企業解決問題，也常應邀接受報章雜誌專訪。目前則專注於人才育成。
沒有留言:
張貼留言